Consolidation Quand l’intelligence vient au reporting

Point de départ de la chaîne de prise de décision, le reporting est source de nombreux soucis pour les entreprises : données incompatibles, lourdeur du traitement, difficultés de consolidation... Autant de difficultés liées à l’utilisation massive d’une application - la plupart du temps Excel - qui n’a pas été conçue à cet effet. Ces difficultés peuvent aujourd’hui être évitées avec des progiciels spécifiquement adaptés pour la remontée de données, leur consolidation et la simulation de données prévisionnelles. Un point avec le pôle solutions finance de SAS France.

L’activité de reporting est commune à toutes les grandes entreprises. Quels en sont les enjeux aujourd’hui ?

Toutes les grandes entreprises ont besoin de visibilité sur les chiffres de leurs différentes entités. Pour cela, elles doivent faire remonter et consolider des informations souvent disparates - qu’il s’agisse d’informations prévisionnelles ou de résultats constatés. Le premier enjeu du reporting, c’est la cohérence des données. Pour prendre un exemple simple, quand une chaîne de distribution fait remonter les prévisions de vente de l’ensemble de ses magasins, elle doit clairement établir s’il s’agit de CA brut ou de CA net ! Les référentiels doivent donc être standardisés pour garantir la fiabilité des informations. Vient ensuite un enjeu de productivité du reporting : il doit s’opérer rapidement, sans discontinuité dans la chaîne d’information. Enfin, un troisième enjeu prend une importance croissante dans les entreprises modernes : celui de la simulation et de la gestion d’hypothèses.

Les entreprises sont-elles armées pour faire face à ces enjeux ?

Pour la plupart d’entre elles, on peut dire que non, et pour une raison simple : dans tous les secteurs d’activité, les entreprises recourent encore à des tableurs Excel pour agréger les données. Or, si Excel reste un excellent outil lorsqu’il est utilisé par une personne sur un poste unique, il est très limité lorsqu’il s’agit de faire communiquer plusieurs utilisateurs - et par conséquent peu adapté pour le reporting. On sait comment ça se passe : chaque entité remonte ses informations dans une feuille Excel, et toutes les feuilles sont compilées « à la main », cellule par cellule - par un contrôleur de gestion, en général. Ce « data crunching » est une opération particulièrement lourde, peu fiable et très coûteuse en temps pour les équipes concernées.

Quelle solution préconisez-vous ?

Des progiciels existent, spécifiquement développés pour le recueil et la consolidation de données. Ils permettent à tous les utilisateurs de se connecter sur un outil unique pour transmettre leurs chiffres et suivre en temps réel la remontée des informations. En évitant toute recopie de données, le reporting est parfaitement fiable. Rendre le reporting simple, rapide et fiable En outre, l’outil garde une trace de tous les changements d’hypothèses effectués, permettant une traçabilité précieuse en cas d’audit. Du côté des équipes chargées de la consolidation des données, la base du travail ne change pas : il s’agit toujours de coordonner les acteurs, de fixer les règles, les référentiels et le planning... mais la partie « crunching » est particulièrement allégée, permettant de se concentrer sur d’autres tâches à plus grande valeur ajoutée.

Quelles entreprises utilisent aujourd’hui ces solutions ?

Les entreprises du secteur financier ont été les premières à se doter de tels outils. Mais les outils de reporting intéressent tous les secteurs : les administrations, par exemple, y recourent pour agréger des données issues des antennes décentralisées.

Pouvez-vous nous donner un exemple concret ?

Une entreprise dans le secteur bancassurance s’est dotée de SAS® Financial Management pour gérer les budgets prévisionnels de frais de fonctionnement de plus de 300 entités. Le service de Contrôle de Gestion va pouvoir suivre en temps réel la remontée des données saisies par chaque entité, établir des calculs intermédiaires et contrôler le degré de validité de l’information. Outre l’agrégation des données, SAS® Financial Management est aussi un véritable outil de workflow, qui gère les validations successives par les différents responsables hiérarchiques.

Sous quelle forme se présentent les résultats pour l’utilisateur ?

Il était important en effet de rester dans un univers familier pour les utilisateurs et nous avons conservé Excel comme interface utilisateur, mais toute l’intelligence se trouve dans le progiciel : le tableur reste un parfait outil pour la mise à disposition des données, car c’est bien là sa fonction initiale même si son utilisation a été dévoyée ! Les fonctions de workflow, quant à elles, sont gérées depuis un portail web.

Existe-t-il d’autres applications de cette solution ?

Bien sûr. Avec un outil statique comme Excel, les changements d’hypothèses dans votre modèle nécessite de refaire de nombreux calculs. Avec un outil dynamique, il devient aisé de modifier des paramètres dans le système - le re-calcul se fait automatiquement. C’est un progrès essentiel, car dès lors SAS® Financial Management devient non seulement un outil de consolidation de données, mais également de simulation. Un autre de nos clients grand compte utilise ce progiciel pour effectuer des simulations de calcul de la masse salariale. En le couplant avec une solution métier comme SAS® Human Capital Management (grâce à la plate-forme SAS® 9), l’entreprise couvre désormais ses besoins tout au long de la chaîne de décision : remontée des informations, simulations... et suivi des résultats de ces simulations dans des tableaux de bord décisionnels !