Réunica Bayard : Le décisionnel au service du pilotage du risque et de la gestion globale

Premier groupe de retraite complémentaire (ARRCO, AGIRC) et onzième institution de prévoyance en France, le Groupe Réunica Bayard a mis en œuvre une démarche décisionnelle à des fins de pilotage de l’entreprise. Le point avec Murielle Melot, Responsable du département Etudes, Résultat, Inventaire.

Pouvez-vous rappeler le contexte originel de votre projet décisionnel ?

Notre projet décisionnel devait initialement répondre à des besoins de pilotage du risque de l’institution de prévoyance. La Direction du développement, en partenariat avec le GIE informatique Systalians (GIE créé par le groupe Réunica Bayard en 2005), en était l’initiatrice en l’an 2000. Jusque-là, l’ensemble de nos données étaient stockées dans un infocentre, structuré en contrats par produit. Ce système offrait peu de possibilité d’analyse et encore moins de réactivité par rapport aux diverses demandes d’informations en provenance des directions en charge du marketing, de la gestion, des tarifs ou encore des services commerciaux. Nous avons donc décidé de déployer une plate-forme décisionnelle qui devait constituer un véritable outil de pilotage.

Où en est l’avancée de ce projet à ce jour ?

Le système structuré autour d’un datawarehouse et de plusieurs datamarts couvre aujourd’hui l’ensemble de notre cœur de métier : la prévoyance, les institutions de retraite complémentaire et la mutuelle.
Les managers ont à leur disposition des tableaux standardisés relatifs au pilotage opérationnel, auxquels ils accèdent via l’Intranet. Lorsqu’ils ont besoin de précisions complémentaires, nous pouvons leur fournir des analyses à la demande effectuées par nos experts (chargés d’études et analystes).

Quels sont les principaux apports de ce système décisionnel ?

Tout d’abord, nous avons amélioré la qualité de l’information, et augmenté sa fréquence : elle est désormais hebdomadaire pour ce qui concerne les données de gestion, et mensuelle pour les données techniques nécessaires à l’établissement et la revalorisation des tarifs. Nous avons réduit le temps nécessaire au traitement de l’information, et pu ainsi faire face à une montée en charge de l’activité à effectif constant.

En termes d’analyses et de besoins métier, le système nous permet d’identifier des typologies de risques et de mettre en œuvre les actions adéquates qui visent à optimiser la rentabilité de notre portefeuille tout en améliorant la relation client. Par exemple, nous avons remarqué que le fait de prioriser les frais dentaires et d’optique contribue à augmenter la satisfaction client tout en améliorant notre productivité.

De même, grâce aux indicateurs de productivité, nous pouvons plus facilement nous comparer à la concurrence.

Quels sont les facteurs clés de succès de cette démarche ?

La conduite de ce projet s’est appuyée sur un panel d’utilisateurs dont on a recensé les besoins métier avant de construire les reportings. Nous avons aussi veillé à obtenir un consensus sur les informations restituées en définissant un référentiel des données, et en précisant les règles de gestion et les indicateurs associés. En effet, disposer d’une information fiable, partagée et comprise de tous est la clé de voûte d’une démarche décisionnelle.

De façon plus globale, il est essentiel d’obtenir l’appui de la Direction générale et des directions utilisatrices sans lesquelles le projet ne peut réussir. En particulier, il nous fallait dépasser l’image d’un projet long et coûteux en mettant en œuvre une démarche progressive qui consiste à fournir des lots restreints, et à créer un effet « boule de neige » vertueux. Au fur et à mesure que les lots étaient livrés, nous mettions en œuvre un contrôle qualité afin de nous assurer de la cohérence entre les différents datamarts.

Pensez-vous étendre ce système décisionnel à d’autres besoins ?

Après avoir intégré les données relatives à notre cœur de métier, nous aborderons sans doute celles relatives aux métiers support comme la gestion des ressources humaines par exemple.

Parallèlement à l’extension du champ d’application de ces outils décisionnels, nous souhaitons aussi élargir le public utilisateur, en incluant de plus en plus les opérationnels, et en développant des relais au sein des différents métiers du groupe. L’objectif est que ces utilisateurs puissent s’approprier aisément les outils d’aide à la décision, et effectuer eux-mêmes leurs propres requêtes.

Groupe Réunica Bayard, les chiffres clés en 2006 :
2200 collaborateurs
350 000 contrats d’entreprise (en retraite et en prévoyance)
6,9 milliards d’euros de cotisations gérées